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駆け出しエンジニアの気ままにブログ

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【英語】ビジネス英語ライティング技術1000を勉強してみた  


ビジネス英語1000_01   ビジネス英語1000_02

ビジネス英語を上手に書くための参考書まとめです。

「ビジネス英語」というものは、聞いたことはあってもちゃんと勉強したことない人は多くいると思います。

私もそんな中の1人ですが・・・。

ビジネス英語スキルを少しでも向上させることができればと思って、本を読んで勉強した内容をまとめます。

忘れないようにね・・・。


早速ですが、この本は大きく以下3部で構成されています。

1.ビジネス英作文8つの基本ルール(準備)
2.書いて覚えるライティングのコツ(実践)
3.忙しいときすぐ使える借文データバンク(虎の巻)

2、3部は表現の実践やTIPs集になっていますので、次回以降にまとめるとして、 今回のエントリーでは1部をまとめていきます。


1.ビジネス英作文8つの基本ルール(準備)

まず、そもそもですが、ビジネス文章の目的は(英語でなくても)個人的な感情を表現するのではなく、 事実や意見を整理して伝えることにあります。

ビジネス文章の目的:事実や意見を整理して伝えること

この目的を達成するための基本ルールが、以下の8つです。

1)KISSに忠実であれ
「KISSS」とは、 Keep It Short and Simple の略です。より簡潔で的確な表現がないかを考えるクセを身に付けるためのキーワード。ビジネス文章を書くときは、KISSを思い出しましょう。
ⅰ 表現は短く
ⅱ 俗語や隠語を避ける
ⅲ 主語をハッキリさせるため、There is/ There are で始まる文章を多用しない。
ⅳ 言及する対象を明確にする
  ・代名詞より固有名詞を使う
  ・語順に気をつける。


2)誰に読まれるのか意識せよ!
・ビジネス文章で合っても文章を送る対象によって、表現を変える必要がある。
⇒格式ばらない表現と丁寧(フォーマル)な表現のどちらも使えるようにしておくこと。

3)用件は常に先に伝えよ
・短い時間で正確に明瞭な情報を伝える
・文の要旨は序論で示し、重要ポイントは各段落の前方に記載する
・「文構造」(以下5つ)を念頭に置いて構成する。
ⅰ 逆ピラミッド構造
  メインポイント⇒詳細⇒行動指示。確信を早く知らせたい、各種告知、ニュースなどに使える。
ⅱ ダイヤモンド構造
  背景⇒本論⇒結論。難しい情報の伝達や面倒な依頼を伝えるのに使える。
ⅲ 問題解決構造
  問題提示⇒説明⇒持論。契約や交渉、クレーム対処などに使える。
ⅳ 時系列構造
  時系列順に記載する。プロジェクトの工程説明、報告などに使える。
ⅴ 質問―回答構造
  Q&A方式。指示事項や使用方法を伝えるのに使える。


4)感情を排除せよ
・「状態」や「気分」より、「行動」を重要視する。
・感謝を伝える場合には、その対象を明確に表現する。


5)強調したい部分を書き出しに置け
・主語は文の主人公、重要な単語を主語にする。
・能動態で書くことを心がける。


6)肯定的な語調を使え!
・語調は表情の代わりと考える。


7)アイデアマップを活用してテーマに集中せよ
・文章を書く前に考えを整理する。
・ブレーンストーミングやアイデアマップを活用しよう。


8)文書記号を活用せよ
ⅰ コロン「:」
  単語で説明を結んだり、項目を列記するときに使う。
  ・項目を羅列する
  ・小項目を書く
  ・引用区を入れる
  ・内容をまとめる
ⅱ セミコロン「;」
  接続詞を使わずに内容を繋げる。
  ・関連在る2つの文章を結ぶ
  ・接続詞の代わり
  ・Thus, Therefore, Moreover などの前に入れる。
ⅲ ダッシュ「―」
  主に文中の追加情報を提示する差異に使う
  ・追加情報として単語や句を加えるとき
  ・追加情報として文を加えるとき


「シンプルに書く」、「能動態を使う」、「主語を意識する」などはグロービッシュ英語でも言及されていたので、重要なポイントのようようです。

「KISS」は覚えやすくて、良いキーワードですね☆


今回は以上です、最後までお付き合いいただきありがとうございました。m(_ _)m

(2013年5月3日)





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