駆け出しエンジニアの気ままにブログ

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【備忘録】イベント出展側になったときに気をつけること(5点)  

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今年はニコニコ超会議にブース出展側として参加。

ニコニコ超会議2015は幕張メッセの1-8のメインホールに加え、イベントホールと(例年はプラレール博などで利用されていた)9-11ホールの全部を使うという、20万人規模の超一大イベントとなっています。

出展側として参加し、事前準備が大事だと改めて実感。

そこで、今回は備忘録的に「開催側になったときに気をつけるべきこと」をリストアップしておきたいと思います。

1)ネットワーク環境の確認
 ・アクセスポイント(周波数とチャネル、APの種類、AP数と設置場所、SSIDとパスワード)
 ・LANケーブル(長さ、カラー、本数、出展者側で必要な有線LANの数、HUBの準備)
 ・その他(ルーティング機能の有無、セキュリティー機能の有無、クライアント間通信)

2)展示環境の確認
 ・展示場所のスピーカーと照明位置の確認
 ・音響さんとのマイク位置、設定音量の確認
 ・周辺環境の確認(ライティング、騒音)
  →周りが騒がしいときはマイク、暗ったい場所ではライトが必要など。

3)機体管理
 ・利用するHardware, Firmware, Appsを明確にしておく
 ・リスクケースを考えた予備機の準備
 ・機体管理のための視認線の高い簡易IDの付与
 ・機体管理リストの作成

4)役割と認識合わせ
 ・担当者の明確化(ステージ、ブース担当)
  →各担当の役割と責任を明確にし、責任者をつける。各自への要求はシングルタスクにする。
 ・オペレーションフローの整理(判断基準、エスカレーション、リスクケース対応など)
 ・関係者との事前認識合わせ
 ・課題のリスト管理
 ・リハーサル&当日のブリーフィング(シミュレーションは必ず実施)
 ・リハーサル後の反省会

5)その他備品
 ・マイクのアダプタの確認(マイクは種類が色々)
 ・スケジュール、、配置図、台本などの印刷(やはり紙モノは必要)
 ・基本備品:ガムテ、養生テープ、ビニテ、カッター、油性ペン、各種アダプタ

今回は以上です。明日も出展頑張ります。

(2015年4月25日)





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