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駆け出しエンジニアの気ままにブログ

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取扱説明書の作るときのポイントについてまとめてみる。(その3)  

今回のテーマも、引き続き「取扱説明書」です。

より具体的に、取扱説明書の作成の工程についてまとめていきたいと思います。

<取扱説明書を作るための工程>

取扱説明書は、以下の手順で作成を進めていきます。


企画 →設計 →取材 →原稿執筆 →イラスト作成 →検証 →レイアウト →印刷・製本 →完成

 
<取扱説明書の企画>

企画の段階では、対象商品や取説の目的(カバーしたい内容、想定読者)の設定、レイアウトや体裁などのアウトプットイメージの企画をします。


<取扱説明書の作成企画書>
 名称:取説名称、対象商品の名称 
 情報の範囲:安全、保守、据付、概要、・・・ 
 対象読者:年齢、性別、職種、技術レベル、前提知識、使用場所 
 執筆の指針:本文の書き方、図面の使用、使用ソフト、テンプレート 
 体裁:本、ページ、文字サイズ、印刷、カラー、レイアウト 
 納品方法:形態、納期 

 
<取扱説明書の設計>

取扱説明書を作り上げるために必要な事柄を明らかにし、作り方を検討し、それらを文章の形にすることを取扱説明書の設計といいます。


何が必要かを明らかにする
 取扱説明書の概要
 実現方法
計画を立てる
 5W2H
 設計計画
文章の形にする
 設計書
 仕様書

 
取扱説明書の設計を管理するためには、そのための手順を決める必要があります。
つまり、設計をどうやるかを計画するための手順、計画に従って設計を実施するための手順、できあがった設計がはじめに期待されたとおりのものかどうかをチェックするための手順、そして不具合が見つかった場合に設計を見直して変更するための手順を決めておきます。


<取扱説明書の設計計画書>
 目的
 設計の体制:責任者、担当者(設計書の作成、制作フロー図の作成、デザインレビュー、妥当性確認)
 設計のプロセス:活動内容、担当者、設計のインプット・アウトプット、設計審査・検証(チェックリスト確認)
 設計のスケジュール

 
<取扱説明書の制作>

続いて取扱説明書の制作段階です。情報収集、原稿作成、印刷と進めていきます。

依頼元の要望や類似製品、過去製品などの情報も参考にしながら、全体構成、目次構成案の作成を行い、必要な情報(説明内容・操作手順・イラストなど)を収集し、ドラフト作成→検証を進めていきます。

情報の収集
 依頼元の要望
 製品の特徴や機能
 安全で正しい使い方
原稿の作成
 安全情報
 製品の概要
 取り扱い説明
 イラスト
印刷・製本
 印刷仕様

 
(2015年8月29日)





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取扱説明書の作るときのポイントについてまとめてみる。(その2)  

今回のテーマも「取扱説明書」です。

取説

「取扱説明書 作成テクニック」という本を読んで勉強したので、取扱説明書を作る際に参考になりそうな部分を備忘録としてまとめていきます。

「取扱説明書 作成テクニック」は、
取扱説明書を「製品の特徴と安全で正しい取り扱い方法を説明した文書」と定義した上で、
取扱説明書を作った実務経験が1年以上の人を対象として、
取扱説明書の設計と作成の方法を解説している、数少ない取扱説明書のノウハウ本です。


<取扱説明書の役割>


「取扱説明書の役割は、製品を使う人に製品の特徴や取り扱い方法を伝達すること」


すべての製品は、なんらかの機能をもっています。そして、人々が製品を買うのは、製品のもっている機能を手にいれるためのはず。
よい取扱説明書は、人と製品のインタフェースを改善することにより、製品に対する評価を高め、その結果として製品の付加価値を向上させる。


<取扱説明書のルール>


「取扱説明書のルールは、書く人と読む人の間で情報を伝える順序と伝え方を明確にすること」


単に「アレをしてはいけない」とか「こうしなさい」というものではなく、書く側が書き方を守り、読む側がそれを知っていればよいのです。


<取扱説明書のまえがき>


「まえがきは、取扱説明書を読むための土台となるコンテキストを形成するもの」


取扱説明書のまえがきでは、その取扱説明書の目的、内容、対象読者、使い方などについて説明します。
わかりやすい取扱説明書を作るには、説明する範囲と内容の詳しさを適切に決める必要があり、範囲と詳しさを決めるには、その取扱説明書を誰が読むのか、つまり対象読者が誰なのかを明らかにする必要があります。
なお、どんな製品であれ製品を開発するときには開発コンセプトがあるので、その中に製品の対象者が設定されています。(日本では、知識レベルの平均層は高卒の26歳主婦だといわれているそうです。)


<取扱説明書のインストラクション>


「インストラクションには、次の5つが必要」
 目的:行動の目的
 手順:順序よく並べた行動
 時間:所要時間
 予測:予測できる途中経過
 結果:終了したときの状態と措置


取扱説明書の中で、電源スイッチの位置を説明したとすれば、それは、場合によっては「電源スイッチ入れてもよい」というインストラクションを与えたことになります。
もし、勝手に電源スイッチを入れてはまずい場合には、そのタイミングを指示するなりインストラクションを与える順序を考えなければなりません。
※時間に関するインストラクションは欠落してしまうことが多いものです。取扱説明書を書く人は、常に読む人の知識レベルを考え、インストラクションを正しく与えるよう心掛けなければなりません。


<よくない取扱説明書の原因>

「よくない取扱説明書」の原因には以下のようなものが考えられます。


1)使えない
 ・検索できない
  目次がない/見出しと本文が間違っている/どこに書いているかわからない
 ・読んでもわからない
  難しすぎる/知りたいことが書いてない/日本語が正しくない
 ・わかりにくい
  操作手順がわからない/脈絡がつながらない/構成が悪い/絵が少ない
2)使いにくい
 ・見にくい
  レイアウトが悪い/デザインが悪い
 ・分厚すぎる
  余分なことが多すぎる
3)製品がよくない
 ・設計が悪い


ということで、今回は以上です。

「取扱説明書」は身近なものですが、書き方や内容は広く確立した手法はなく、各社の努力とノウハウの結晶になっています。なかなかに奥が深いですね。

(2015年8月6日)





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